Уничтожение печатей и штампов

Печать — это атрибут государственных организаций и коммерческих субъектов, используемый для удостоверения подлинности документов. На клише наносится наименование организации и ее адрес, другие изображения предприятие вправе выбирать самостоятельно.

Штампы применяют для подтверждения определенной информации, чтобы ускорить процесс оформления официальной бумаги. Наиболее распространенные варианты надписей — «проверено», «оплачено», «контроль», «для пропусков», «канцелярия» другие.

В каких случаях печати и штампы уничтожаются?

Законодательством определен порядок составления приказа об уничтожении печатей и штампов и остальных документов, подтверждающих факт ликвидации. Устройства для удостоверения информации и подлинности подписей подлежат списанию и физическому разрушению в нескольких случаях:

• износ или порча предмета;
• реорганизация предприятия (в этом случае заказывается новая печать);
• ликвидация учреждения;
• изменение реквизитов;
• потеря или кража.

Таким образом, уничтожение печатей и штампов организации производится в строго определенных случаях и при наличии веских оснований.

Законодательные нормативы уничтожения клише

Перед списанием печати и штампа необходимо уточнить, существует ли определенный регламент на региональном уровне. Если в регионе установлен определенный порядок, ликвидацию необходимо проводить в рамках местного законодательства. При отсутствии специальных нормативов фирма вправе провести уничтожение печатей и штампов организации на основании правил внутреннего распорядка.

Для этих целей на предприятии составляется положение, в котором указан порядок учета, хранения, списания и ликвидации предметов, используемых юридическим лицом в организации документооборота.

В документе указано, где хранится печать, кто несет ответственность за ее сохранность, как происходит передача предмета во временное пользование при отсутствии уполномоченного лица.

В журнале учета содержится дата, когда поступили удостоверяющие инструменты, ФИО получателя, итоги ежегодной ревизии с фиксацией образца оттиска. Проверку проводит комиссия по уничтожению печатей и штампов, куда входит директор (или его заместитель), начальник отделка кадров или другие сотрудники, указанные в соответствующих нормативных документах. По факту проверки составляется справка, в которой отражается фактическое состояние удостоверяющих предметов (клише).

Как уничтожают печати (порядок)

Внутренний приказ уничтожения печатей и штампов определяет, как именно происходит процесс списания и ликвидации на предприятии. Для этого предусмотрено несколько способов:

• непосредственно организацией;
• специальной мастерской;
• органом по учету печатей.

Особые требования определены в отношении уничтожения гербовых печатей. Контроль над процессом ликвидации осуществляет лично генеральный директор. После проведения описи предметов, подлежащих уничтожению, печати помещают в специальный кейс, который опечатывают и отправляют на хранение в сейф руководителя до момента ликвидации.

При самостоятельной ликвидации предметов приглашаются члены комиссии, при которых производится физическое разрушение клише, по его результатам составляется акт списания печати и штампов. В документе обязательны: место и дата уничтожения, кто входит в комиссию, основание для ликвидации удостоверяющих предметов, а также выбранный способ.

Так, например, печати из полимерных материалов и резины разрезаются на мелкие фрагменты или сжигаются, металлические клише подвергаются шлифовке либо опиливаются перекрестными линиями. Все, кто входит в комиссию по уничтожению печатей и штампов, подписывают акт, после чего документ подшивается в папку. На его обратной стороне проставляются оттиски уничтоженных клише.

Если изделия ликвидируются сторонней организацией, необходимо составить заявление (подписывает руководитель), приложить копию паспорта руководителя и приказа о его назначении, доверенность ответственному сотруднику и копию его гражданского паспорта, выписку из реестра юридических лиц (заверенную нотариусом). По уничтожении печати ООО, ИП или АО заказчику передается соответствующий акт с оттисками уничтоженных предметов.

Ликвидация печати ИП и ООО

Уничтожение печати ИП происходит по такому же алгоритму, как на предприятиях. Проще всего подать заявление в фирму, где был изготовлен предмет. В присутствии заказчика печать будет уничтожена, затем составлен акт (с проставлением оттиска), внесена запись в электронный реестр об исключении печати из обращения.

Этот документ необходимо подать в ИФНС по месту регистрации. Уничтожение печати при ликвидации ООО как и других коммерческих структур, является исключительно важным моментом. Ликвидация удостоверяющего инструмента исключит возможность его неправомерного использования другими лицами, а следовательно, защитит руководителя от ответственности.