Учет печатей и штампов

Единый порядок учета печатей и штампов в Российской Федерации определен в приказе МВД № 130 (от 6 февраля 2007 года) с дополнениями, принятыми в 2017-м. Для документальной фиксации любых действий, будь то изготовление, регистрация, выдача, использование или уничтожение, существует специальная инструкция.

Для чего нужен учет?

Строгий порядок учета печатей и штампов обусловлен тем, что их оттиски подтверждают истинность документов финансовой и прочей отчетности. Клише и другие устройства заверяют подлинность следующих бумаг:

• соглашения, договоры, контракты;
• акты о проведенных работах, приемке товара или оборудования, экспертизы, списания;
• доверенности на получение товаров, материалов и других ценностей;
• приходные ордера, документы по кредитным, кассовым и прочим операциям, накладные;
• документы различной отчетности (налоговой, бухгалтерской, финансовой);
• протоколы, сметы, спецификации и т. д.

Таким образом, учет печатей и штампов в организации является дополнительной гарантией законности их использования, поскольку сам факт выдачи, время, цель, ФИО получателя и другие аспекты — все это регистрируется ответственным лицом.

Все ли компании должны вести строгий учет?

Журнал выдачи печатей и штампов должен быть на всех крупных предприятиях. Мелкие фирмы, располагающие одной печатью, которая, как правило, хранится у руководителя, могут обойтись без документальной фиксации действий с оттисками.

В остальных случаях ответственного за печати и штампы назначает руководитель. В его обязанности также входит: изготовление, подготовка соответствующих документов, замена, уничтожение, хранение, передача и другие действия.

Учет печатей и штампов в организации

Специальная книга (журнал) заполняется в порядке, утвержденном правилами конкретной компании (в специальном акте). Листы нужно пронумеровать и прошнуровать, а журнал запломбировать. Любые действия с книгой выполняет только один сотрудник — ответственный за печати и штампы.

Приказ учета печатей и штампов определяет форму ведения книги. Она может быть как относительно произвольной, разработанной для конкретного предприятия, так и стандартной, соответствующей рекомендациям Росархива.

Специальная книга или журнал учета выдачи печатей и штампов включает в себя следующие графы (примерный порядок):

• номер записи со сквозной нумерацией по всем страницам журнала;
• наименование печати, штампа, другого устройства, его назначение;
• сама печать — четкий не смазанный оттиск;
• имя и фамилия, должность сотрудника, получаемого печать;
• дата, время и подпись этого сотрудника.

Ответственный за печати и штампы ставит свою подпись, дату и время выдачи.

После заполнения всех страниц журнал выдачи хранится в архиве организации три года. По истечении этого срока книга уничтожается.

Зачем нужна инструкция о порядке учета печатей, штампов

Инструкция включает в себя следующие пункты:

1. Определение устройств, которые относятся к категории «печати и штампы», а также требований к ним. Первым пунктом утверждается общая терминология и спецификации, отличия оттисков различных типов и их назначение, положение о хранении печатей и штампов и т. д.
2. Основные принципы и порядок изготовления устройств, в зависимости от их типа и спецификации, необходимые документы и официальное оформление, порядок учета.
3. Форма, размеры и описание печатей, расположение государственных символов на оттисках.
4. Использование, хранение оттисков в организации, обязанности, которые берет на себя ответственный за печати и штампы, порядок его назначения.
5. Правила уничтожения отслуживших оттисков.

Положение о хранении печатей и штампов регламентирует периодичность проверок состояния устройств для оттисков с обязательным занесением результатов ревизии в книгу. Также локальным актом обычно утверждается запрет на их вынос за пределы конкретных помещений, передачу третьим лицам, информация о которых не была внесена в журнал.

Учет и хранение оттисков в организации также проверяются специальными комиссиями. Результаты процедуры фиксируются в акте, который затем передается руководителю.

Если сотрудник, на котором лежит ответственность за учет печатей и штампов в бюджетном учреждении, увольняется или переводится на другую должность, начальник должен инициировать проверку соответствия состояния устройств записям в журнале и их фактического наличия. По результатам процедуры составляется акт передачи оттисков другому сотруднику, который с этого момента становится ответственным за учет печатей и штампов в организации.